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26. Februar 2020

Fallstudie mit unserem Partner Haubner, Schäfer & Partner

Fallstudie: Belegtransfer automatisiert digitalisieren

Branche: Steuerberatung / Wirtschaftsprüfung

Unternehmen, die ihre Lohn- oder Finanzbuchhaltung von einem Steuerberater erledigen lassen, müssen der Kanzlei jede Menge Dokumente zur Verfügung stellen. Da immer noch viele Belege in Papierform existieren, müssen diese erst digitalisiert werden. Über Favoritentasten am Scanner werden Dokumente mit nur einem Knopfdruck an den Steuerberater gesendet.

Mit einer Cloud-Lösung wie DATEV Unternehmen online arbeiten Steuerberater und Unternehmen gemeinsam an Aufgaben wie der Finanzbuchhaltung oder der Lohnabrechnung. Die DATEV-Anwendungen lassen sich in Scan-Workflows integrieren, was den Prozess der Belegdigitalisierung deutlich vereinfacht. „Mit Custom UI von Brother werden One-TouchFavoriten zu den jeweiligen Belegtypen (Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, Lohn-Unterlagen, Sonstige, usw.) direkt im Scanner-Display hinterlegt und Dokumente durch den Mandanten per Knopfdruck in den richtigen Cloud-Ordner gescannt. Der Steuerberater hat nun in DATEV Unternehmen online den Zugriff auf die jeweiligen Belege und kann mit der Bearbeitung beginnen“, erklärt Wöllmer. Diese individuellen Favoritentasten mit ihren vordefinierten Scanprofilen integrieren den Scanner in die Unternehmensprozesse und sparen kleinteilige Arbeitsschritte. Die Bensegger GmbH konfiguriert hierbei die Scanner entsprechend der individuellen Anforderungen und passt das Geräte-Display mit den gewünschten Favoriten an. Eine weitere Herausforderung liegt in den unterschiedlichen Formaten und Medientypen von Papierbelegen. Von der klassischen DIN-A4 Rechnung auf normalem Büropapier bis zu kleinen Parkquittungen oder dem überlangen Kassenbon vom Geschäftsessen auf Thermopapier muss ein geeigneter Scanner diese Belege über den automatischen Vorlageneinzug einführen und bei guter Qualität und komprimierter Dateigröße schnell verarbeiten.

 

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