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18. Mai 2017

BENSEGGER INTERVIEW: Assmann | „Das Büro im Wandel“

Interview mit Günter Osterhaus, Leiter Planung und Projektmanagement bei ASSMANN BÜROMÖBEL

Der Arbeitswelt steht eine Revolution bevor. Moderne Arbeitsplätze, die die individuellen Bedürfnisse eines jeden Einzelnen in den Vordergrund rücken, verdrängen das klassische Büro. Mitarbeiter werden in Zukunft selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Dadurch steigt die Produktivität. Wie genau müssen wir uns das Büro der Zukunft vorstellen? Wir haben einmal nachgefragt bei Günter Osterhaus.

 

Was heißt Büro 4.0, Herr Osterhaus?

Das Thema könnte Stunden füllen. Ein wichtiges Schlagwort ist auf jeden Fall das „Internet of Things“: Alles wird miteinander vernetzt, Daten werden automatisch ausgetauscht. Die Industrie 4.0 ist bereits fortgeschritten und teilweise schon gut in Unternehmen etabliert. Der Wandel war hier verhältnismäßig einfach: Denn Maschinen lernen schnell. Beim Büro 4.0 steht jedoch der Mensch im Fokus, der sehr individuell ist. Ihm etwas beizubringen, so dass er bereit ist, aus seinen Gewohnheiten auszubrechen, ist weitaus schwieriger. Große Unternehmen und Banken, die ihrer Zeit voraus sein wollten, und früh versucht haben, Elemente, die für das Büro der Zukunft wichtig sein werden, umzusetzen, mussten bereits zurückrudern. Sie haben gemerkt, dass es Generationen dauern wird, bis das Büro 4.0 Realität werden kann. Selbst Ziele, nach denen es 2025 real sein soll, sehe ich als unrealistisch.

Weshalb verändert sich das Büro, wie wir es heute kennen?

Agilität spielt eine wichtige Rolle. Kommunikation und Interaktion verändern sich. Bei E-Mails ist die Erwartungshaltung einer schnellen Antwort hoch. Die Flut an Informationen wird in Zukunft noch zunehmen. Standardaufgaben werden Maschinen übernehmen. Kreative Leistungen werden jedoch weiter Aufgabe des Menschen bleiben.

Aber auch der Generationenwechsel spielt beim Wandel des Büros, wie wir es heute kennen, eine wichtige Rolle. Ein anderer Umgang mit Aspekten wie z. B. der Datensicherheit muss nicht einmal einer konkreten Altersklasse zugeschrieben werden, ist gerade bei jüngeren Jahrgängen aber oft anzutreffen. Das Bewusstsein ist hier ein anderes, da junge Mitarbeiter anders aufgewachsen sind. Aber nicht nur technologisch werden die Erwartungen an die Arbeit sich wandeln, sondern auch räumlich.

Der individuelle Arbeitsplatz wird an Bedeutung verlieren?

Das ist so nicht ganz richtig. Es hat sich gezeigt, dass die Idee, mehr Mitarbeiter auf weniger Fläche unterzubringen, falsch ist. Stattdessen muss Platz für die Kommunikation geschaffen werden, genauso wie Platz zur Konzentration.

Wann wird das Büro, wie Sie es beschrieben haben, Realität sein?

Oft bekomme ich Anfragen für ein Muster zum Büro 4.0. Leider kann ich immer nur antworten: „Wenn jemand ein Muster findet, soll er es mir gerne schicken. Ich zahle sogar dafür!“ Denn es gibt kein Standard-Büro 4.0, sondern nur individuelle Konzepte. Die Planungsaufgabe wird auch in Zukunft gleich bleiben, sie wird nur noch umfangreicher, moderner; es werden andere Gesichtspunkte zählen.

Welche Veränderungen müssen in unseren Denkweisen stattfinden, damit das Büro 4.0 real werden kann?

Es muss ein „Change Management“ stattfinden. Die Führung eines Unternehmens muss sich ändern, offener und flexibler werden. Dass ein Mitarbeiter viele Raucherpausen macht, sagt wenig über seine Produktivität aus. Weil Kollegen sich mit Laptops auf einen Kaffee treffen, heißt nicht automatisch, dass sie uneffektiv arbeiten. Alleine dadurch, dass ein Mitarbeiter Überstunden ansammelt, schafft er nicht mehr. Hier muss ein Wandel im Denken stattfinden.

Außerdem zeigt die Bertelsmann Stiftung in einer Studie ein Dilemma auf, das dem schnellen Wandel des Büros auch im Wege steht: Es gibt immer ca. 50 Prozent an Mitarbeitern, die neue Ideen begrüßen. Aber genauso gibt es die 50 Prozent, die sagen, es sei doch alles gut so, wie es ist und am Ist-Zustand festhalten. Es gelingt leider nie, alle für Veränderungen im Berufsalltag zu begeistern. Die Personalabteilung sollte deshalb schon bei der Einstellung eines Mitarbeiters darauf achten, dass dieser offen gegenüber Veränderungen ist, sind solche in Planung.

Was wird vom Büro von heute bleiben?

Die Menschen. Und die sozialen Verbindungen, die wir brauchen. Auch wenn Home Office aktuell wieder auflebt, brauchen wir den sozialen Kontakt weiterhin. Home Office wurde zwischenzeitlich wenig genutzt. Der Grund, warum es sich jetzt wieder größerer Beliebtheit erfreut, sind vor allem schnellere Datenverbindungen, eine wichtige Voraussetzung dafür, dass das Arbeiten von anderswo funktioniert.

Flexible Arbeitszeiten, flexible Arbeitsplätze und Home Office sind Stichworte, die mit Arbeiten 4.0 in Verbindung gebracht werden. Wie kann man – hat der Mitarbeiter keinen festen Platz mehr, an dem er sitzt – seinen individuellen Bedürfnissen in Zukunft noch gerecht werden?

Unternehmen, die bereits versucht haben, die Idee, ohne festen Arbeitsplatz zu arbeiten, umzusetzen, haben gesehen, dass dies nicht unbedingt sinnvoll ist. Mit Maßnahmen, dass sich Mitarbeiter jeden morgen einen Tisch im Gebäude reservieren, an dem sie dann sitzen, raubt Zeit. Bis täglich der Arbeitsplatz eingerichtet ist, gehen einige Minuten verloren. Sinn können hingegen sogenannte Work Benches machen. Jeder Mitarbeiter kann in einem Bereich zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen wählen. So weiß jeder, wo er auffindbar ist, der Arbeitsplatz kann aber trotzdem verschiedenen Bedürfnissen gerecht werden.

Wie verändert sich die Büroeinrichtung in Zukunft?

Technologie zieht ein in unsere Büromöbel. Schrankfronten werden beschreibbar und magnetisch sein, Tische über induktive Ladestationen, sichtbar oder unsichtbar, verfügen. Docking Stations, integrierte Ladestationen, werden genauso Teil des Mobiliars sein. Mittelzonen in Büroräumen als Treffpunkt für Gespräche gewinnen immer mehr an Beliebtheit.

Ein Problem bei der Planung von Büroräumen ist oft das Gebäuderaster, das wenig Raumtiefe zulässt. Es wäre hier eigentlich sinnvoll bei der Büroplanung schon früher die Einrichtung mit zu berücksichtigen, womöglich schon beim Bau eng mit den Architekten zusammen zu arbeiten.

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